Gestão de tempo na era moderna | Melhores ferramentas digitais

A gestão de tempo é uma das coisas mais importantes nos dias atuais. Com rotinas cada vez mais atarefadas e o avanço da idade produtiva, administrar a rotina no dia a dia para otimizar o tempo vem se tornando crucial para manter a qualidade de vida. E não é só sobre saúde, gerir o tempo também tem a ver com produtividade, lucro, economia. 

A boa notícia é que a mesma era moderna que agitou as rotinas é quem vai trazer boas soluções. Cada vez mais, ferramentas digitais estão surgindo para melhorar a rotina.

Quem consegue unir práticas estratégias de gestão de tempo com as ferramentas adequadas para o contexto próprio, certamente sai na frente. Este artigo vai trazer boas dicas e boas ferramentas para ajudar a gerir seu tempo.

O que é gestão de tempo?

Gestão de tempo é a capacidade de organizar e planejar como utilizar as horas do dia de forma eficiente. Ela envolve definir prioridades, estabelecer metas e criar rotinas que permitam equilibrar responsabilidades. São ações que também garantem momentos de descanso, produtividade e reduzem o estresse no dia a dia.

Ao praticar uma boa gestão de tempo, é possível aumentar a eficiência, evitar atrasos e alcançar objetivos de maneira mais consistente. Ferramentas, técnicas e hábitos adequados ajudam a otimizar tarefas. É importante manter o foco e aproveitar melhor cada momento, tanto no trabalho quanto nas atividades pessoais e familiares.

Dicas práticas para uma gestão de tempo inteligente

Tempo e trabalho são coisas que necessariamente andam juntas. O trabalho é a principal atividade que toma tempo das pessoas, e dá para considerar quase o mundo inteiro nisso. Isso significa que a atuação da gestão do tempo precisa ser principalmente em relação ao seu eu profissional.

Para ajudar com isso, esta seção vai trazer algumas das dicas mais efetivas para gerir o seu tempo no trabalho:

• Lista de prioridades. O melhor é controlar pelo smartphone ou anotar, mas pode ser mental também. O ponto é entender quais são as atividades mais importantes e/ou urgentes de cada dia, para saber por onde começar e onde concentrar as energias. Isso evita desvios e distrações, e ainda contribui para garantir prazos.
• Metas claras. Além da questão da prioridade, também é importante estabelecer metas — talvez diárias, talvez semanais. O foco é saber o momento de parar ou de acelerar. Muitas pessoas perdem a noção do tempo no hiperfoco da produtividade.
• Redução de distrações. Fechar abas, encerrar conversas, desligar notificações. O que puder ajudar para manter o seu foco no trabalho deve ser feito. Nem tudo é tão urgente, e o ideal é deixar o telefone de lado. A música nem sempre atrapalha, e na verdade pode ser até um auxílio na manutenção do foco.
• Organização do espaço de trabalho. Um ambiente de trabalho desorganizado também não ajuda. A velha frase de “eu me encontro na minha bagunça” não passa de uma piada, pois é comprovado que o cérebro funciona melhor em ambientes organizados. Crie o hábito de organizar sua mesa ou ambiente de trabalho.
• O poder do “não”. Nem tudo é responsabilidade sua. Às vezes seria possível ajudar, mas não naquele momento. É preciso saber dizer não nas horas certas para controlar o tempo. Tarefas podem ser delegadas e muitas coisas não são prioridades. Para cuidar do tempo e saúde mental, saiba negar trabalho quando puder.
• O dia seguinte. Planejar o dia seguinte tem um efeito incrível sobre o cérebro e controle de tempo. Nem que seja deixar a roupa de trabalho pronta para a próxima jornada, já é um avanço. Mas dá para ir mais a fundo com a nova lista de prioridades, organização geral e até uma boa noite de sono.

Uma gestão de tempo que não contempla atividades físicas e lazer não está sendo bem feita. É claro que tem dias que simplesmente não dá tempo, mas para manter uma vida saudável principalmente na parte mental, diversão e lazer na rotina são importantíssimos. Planeje atividades prazerosas e saudáveis como se fossem compromissos de trabalho, organize-se e inclua na sua rotina — o começo é mais difícil, fica fácil depois.

Ferramentas úteis para gestão de tempo

Independentemente do segmento de atuação, a maioria dos profissionais já conta com alguma ferramenta de gerenciamento do tempo para ajudar no dia a dia. Mesmo sem perceber. O próprio smartphone e computador já atuam na gestão da rotina, com calendários, lembretes, informações organizadas, tarefas agilizadas e muito mais.

Para o trabalho, no entanto, as ferramentas precisam ser mais específicas. A tecnologia também já evoluiu nessa linha e trouxe boas opções para qualquer profissional, como:

• Trello. Plataforma visual de organização de tarefas em quadros e listas, facilitando planejamento, priorização e acompanhamento de projetos em equipe.
• Todoist. Aplicativo de listas de tarefas com etiquetas, prioridades e integrações, permitindo organizar atividades e manter foco no que importa.
• Asana. Ideal para equipes colaborativas, permitindo gerir projetos e tarefas, definir prazos e acompanhar o progresso.

Para quem trabalha com documentos digitais, o PDF Guru é outra ferramenta que ajuda na gestão do tempo, pois fica fácil transformar foto em PDF para depois editar e converter em outro formato. Concentrar diversas extensões dentro de uma plataforma de edição de PDF é certamente uma vantagem produtiva.

Conclusão

A gestão do tempo e produtividade é necessária para qualquer pessoa. O principal objetivo é extrair o melhor do trabalho sem perder qualidade de vida. Com hábitos inteligentes e as ferramentas certas, o seu dia pode ser totalmente transformado, juntamente com a sua saúde mental.